GUIA DE ADMINISTRACION

Guías

Materia: Administración I

Profesor: Lcdo. Jorge Luis Acosta

 

Definiciones de administración

Proceso mediante el cual un grupo de personas dirige las acciones de otras, para alcanzar objetivos comunes (Massie Douglas).

Proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con eficiencia objetivos organizacionales, gracias al uso eficiente de recursos limitados eb un ambiente variable (Kreitner).

Coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar objetivos establecidos (Silk).

Creación de un ambiente eficaz para que las personas trabajen en grupos organizacionales formales (Koontz y O¨Donell).

Contempla las actividades de una o más personas para coordinar las de otras personas que persiguen fines que no pueden ser alcanzados por una sola persona (Donnelly, Gibson e Ivancevich).

Proceso de consecución  de objetivos organizacionales mediante la combinación del trabajo con personas, y de las personas, con otros recursos organizacionales (Certo).

La administración

La administración constituye la manera de utilizar los diversos recursos organizacionales (Humanos, materiales, financieros, informáticos y tecnológicos) para alcanzar objetivos y lograr excelente desempeño. Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz.

Administración no significa ejecutar tareas u operaciones, sino lograr que sean adecuadas por otras personas en conjunto. El administrador no es aquel que ejecuta tareas, sino, el que consigue que otras las realice. La administración logra que las personas cumplan las tareas para llevar las organizaciones al éxito. La administración no es una ciencia exacta, sino una ciencia social pues, al tratar con negocios y organizaciones, tratas con personas.

La administración debe combinar eficiencia y eficacia para conseguir los objetivos organizacionales; Por tal motivo, el administrador debe saber utilizar los recursos organizacionales para lograr eficiencia y eficacia, y alto grado de satisfacción entre las personas que ejecutan el trabajo y las personas que lo recibe. Este triple sentido de desempeño, obtención de resultados y satisfacción de las personas y clientes es el tema central que focaliza el moderno sitio de trabajo.

Respecto al desempeño, existen dos criterios: eficiencia y eficacia. La eficiencia, que significa hacer las cosas bien y de manera correcta se relaciona con los medios, es una medida de la proporción de los recursos utilizados para alcanzar los objetivos, es decir, una medida de salidas o resultados comparados con los recursos utilizados. La administración puede alcanzar objetivos con el mínimo de recursos o sobrepasar el objetivo con los mismos recursos. Por ejemplo, la eficiencia se puede medir por el costo del trabajo. Un administrador eficiente es aquel cuya unidad de trabajo opera diariamente al costo mínimo de material y de trabajo.

Diferencias entre eficiencia y eficacia

Eficiencia	Eficacia
·         Realiza las tareas de manera correcta.	·         Realiza las tareas necesarias.
·         Preocuparse por los medios.	·         Preocuparse por los fines.
·         Enfatizar en los métodos y procedimientos.	·         Enfatizar en los objetivos y resultados.
·         Cumplir los reglamentos internos.	·         Alcanzar las metas y objetivos.
·         Entrenas y aprender.	·         Saber y conocer.
·         Jugar futbol con habilidad.	·         Ganar el partido de futbol.
·         Saber luchar.	·         Ganar la guerra.
·         Ser puntual en el trabajo.	·         Agregar valor y riqueza a la organización.

La eficiencia es necesaria pero no es suficiente. Debe haber eficacia, especialmente en lo relacionado con la consecución de objetivos y resultados. La eficacia, relacionada con los fines y propósitos, es el grado en que la administración consigue sus objetivos. Es la medida del resultado de la tarea u objetivo establecido. Un administrador eficaz es aquel cuya unidad de trabajo alcanza diariamente las metas de producción en términos de cantidad y calidad de resultados.

               

Sin embargo, eficacia y eficiencia van de la mano. Muchas veces el administrador es eficiente al obtener el máximo con los recursos disponibles, pero es eficaz por no alcanzar los objetivos esperados. En este caso es como el bañista que acaba muerto del cansancio en la playa. Otras veces es eficaz al lograr los objetivos pero consumiendo todo los recursos gana la guerra, pero deja muertos y heridos a todos en el camino, debido a la falla de eficiencia. El ideal sería ser eficiente y eficaz, lo cual tiene un nombre: Excelencia.

                Nada se gana con ejecutar tareas técnicas, en ocasiones difíciles y desafiantes. La clave es verificar si vale la pena ejecutarlas y si son importantes para la organización. En ocasiones, ciertas personas son eficientes en trabajos inútiles para la organización. El esfuerzo por ser eficiente debe estar entendido, del esfuerzo por ser eficaz. El éxito administrativo consiste en utilizar los recursos organizacionales con eficacia y eficiencia simultáneamente, lo cual significa excelencia en el desempeño.

Cuadro de eficiencia y eficacia.

Empleo de los recursos                                                                              Consecución de objetivos

                                                                                    Pobre                                           Buena

Eficaz pero no eficiente. Alcanza objetivos pero no se desperdician recursos.	Eficaz y eficiente, objetivos alcanzados y recursos. Elevada productividad y desempeño.
No es eficaz ni eficiente. No se alcanzan los objetivos y se desperdician recursos en el proceso. Desempeño deficiente.	Eficiente pero no eficaz. Los recursos se asignan bien pero no se alcanza el objetivo. Desempeño precario.

Alta

Baja

Las organizaciones

Una parte de nuestra definición de administración se refiere a la consecución de objetivos organizacionales de manera eficiente y eficaz, lo cual significa que la razón de ser un administrador es velar por todo o por una parte de la organización. Vivimos en una sociedad de organizaciones en donde casi todo se produce dentro de ellas: Automóviles, vestidos, alimentos, libros, revistas, investigaciones, servicios, comunicaciones, etc. Utilizando conocimiento, personas, dinero, tecnología, información y trabajo colectivo, las organizaciones ejecutan tareas que ningún individuo conseguirá realizar. Sin las organizaciones muchas ciudades no podrán tener millares de rutas aéreas diarias sin un accidente o recibir y distribuir electricidad generadas por varias hidroeléctricas, termoeléctricas y platas nucleares, o producir miles de automóviles, o incluso disponer de centenares de miles de películas, videos y discos para el entretenimiento y la diversión. Las organizaciones invaden nuestra sociedad. Es probable que muchos estudiantes trabajen en una organización, ya sea empresa privada, un banco, un almacén, un hospital, una fabrica, una empresa gubernamental. Muchos también son miembros de organizaciones como universidades, iglesias, clubes deportivos, partidos políticos. Son clientes de bancos y aseguradoras, utilizan planes de salud, invierten en planes de previsión social, tienen tarjetas de crédito. Muchos estudiantes compran alimentos en supermercados, comen en restaurantes de comida rápida, adquieren vestidos de almacenes, en efectivo o crédito. Los administradores responden por todas las organizaciones y por los recursos que ellas utilizan para alcanzar los objetivos organizacionales.

                Una organización es una entidad social conformada por personas que trabajan juntas, y está estructurada deliberadamente en divisiones de trabajo para alcanzar un objetivo en común. Al decir que es una entidad social deliberadamente estructurada, se indica que las tareas se dividen entre sus miembros y que la responsabilidad del desempeño de estas se atribuye a cada uno de los miembros de la organización. Una organización es una sociedad miniatura en donde coexisten dos tipos de personas: Los líderes y los subordinados. Se dice que está orientada a objetivos por que busca consecuencias creadas; por ejemplo, obtener ganancias (Volkswagen, McDonalds, Banco banesco), atender necesidades espirituales (Iglesias católicas o presbiterianas), proporcionar entretenimiento (Sony, redes de cine, net, blackbuster), desarrollar arte y cultura (teatro municipal, teatro de cultura artística) practicar deportes (Corinthias, flamenco, palmeira, sociedad de tennis de sao paulo), y así sucesivamente. Un buen ejercicio seria elaborar una lista de las organizaciones que abundan en nuestra sociedad.

                El propósito de toda organización es elaborar un producto o brindar un servicio para satisfacer las necesidades de los clientes, que pueden ser consumidores, usuarios o contribuyentes. De ahí el fuerte énfasis en la calidad del producto o de servicio al cliente, como fuerzas vitales de una organización y fuentes de su ventaja competitiva.

Los niveles organizacionales

                El administrador es una figura esencial e indispensable para las organizaciones, cualquiera que sea su tamaño o clase. En las organizaciones el administrador puede ser presidente o director, el gerente o el supervisor, dependiendo del nivel que ocupa. En otros términos, el administrador puede estar situado en alguno de los tres niveles organizacionales: constitucional, intermedio u operacional de una organización. En cada uno de estos niveles organizacionales, el papel del administrador es diferente.

Nivel institucional

                Es el nivel administrativo más elevado de la organización y está constituido por el presidente y los directores que conforman la alta administración y toman las principales decisiones de la organización. En las grandes empresas existe el consejo de administración, que determinan lo que debe hacer el presidente y la dirección. El nivel institucional es el más periférico de la organización, pues está en contacto directo con el ambiente externo, con el mundo que rodea la organización y recibe el efecto de los cambios y las presiones ambientales. También recibe el nombre de nivel estratégico porque responde por la definición del futuro del negocio en conjunto. Este nivel el administrador debe poseer visión estratégica para definir la misión y los objetivos fundamentales del negocio.

Nivel intermedio

                Nivel administrativo que articula internamente el nivel institucional con el nivel operacional de la organización. Es el nivel del medio campo y está conformado por los gerentes. Recibe el nombre del nivel gerencial o táctico y funciona como una capa amortiguadora de los impactos ambientales, pues recibe las decisiones globales tomadas en el institucional y las transforma en programas de acción para el nivel operacional. Interpreta la misión y los objetivos fundamentales del negocio y los traduce en medios de acción cotidianos para que el nivel operativo pueda transformarlos en ejecuciones.

Nivel Operacional

                Nivel administrativo más bajo de todos; Es el más interno de la organización y constituye la base inferior del organigrama. Administra la ejecución y la realización de las tareas y actividades cotidianas. En este nivel, el administrador debe poseer visión operacional. Recibe el nombre de supervisión de primera línea por que tiene contacto directo con la ejecución y las operaciones realizadas.

Los tres niveles de la administración y la operación y la ejecución

Nivel institucional                                 Presidentes

                                                               Directores

 

Nivel intermedio                                    Gerente                                                                            Administración

 

Nivel operacional                                  Supervisores de

primera línea

 

Ejecución                                                           Empleados y operarios

                                                          (Personal no administrativo)                                                Operación

Asi, en cualquier organización, la administración funciona en estos tres niveles en estrecha coordinación. Estos niveles conforman el denominado aparato administrativo de la organización y cada uno de ellos cumple una función específica.

Características de los tres niveles administrativos

Nivel	Actuación	Alcance	Duración
Institucional	Estratégica	Global, incluye la organización	Largo plazo
Intermedio	Practica	Parcial, incluye una unidad de la organización	Mediano plazo
Operacional	Operacional	Especifico, incluye determinada operación o tarea	Corto plazo

                El administrador responde por el desempeño organizacional en cualquiera de estos tres niveles, algunos profesionales no administradores son ascendidos del nivel de ejecución al nivel administrativo de ciertas organizaciones, por ejemplo, médicos (en hospitales), ingenieros (en las fabricas), contadores (en las consultorías de auditoría y contabilidad), economistas (organizaciones públicas), o abogados (en consultorios jurídicos) donde dejan parcialmente a un lado su especialidad para convertirse en administradores.

El proceso administrativo

                ¿Qué es el administrador? ¿Cuáles son las funciones que ejerce en la vida diaria? Parte de la definición de administración habla de la consecución de objetivos organizacionales mediante la planeación, organización, dirección y control. Desde mediados del siglo XX se convirtió en práctica común definir la administración en términos de sus cuatro funciones específicas: Planeación, organización, dirección y control. En consecuencia, la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos organizacionales disponibles para conseguir los objetivos organizacionales establecidos, incluyendo no solo categorías económicas jerra, capital y trabajo, sino también información y tecnología. Es obvio que las personas constituyen el elemento inteligente y dinámico que maneja, opera y agiliza todos los recursos.

                Proceso significa secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas; medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. Se toma la administración como proceso para hacer énfasis en que los administradores, sin importar sus niveles ni funciones, se comprometen continuamente en actividades interrelacionadas como planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los objetivos deseados. De ahí se deriva la denominación de proceso administrativo dada al conjunto y las secuencias de las funciones administrativas.

    Ambiente externo

Planeación

 

           Entrada                      Control                                                                 Organización             Salidas

           Insumos                                                                                                                                       Resultados

 

Dirección

Planeación

                La planeación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y como debe realizarlo. Por esta razón, planeación es la primera función administrativa y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional, y decide sobre los recursos y tareas necesarios para alcanzarlos de manera adecuada. Gracias a la planeación, el administrador se guía por los objetivos buscados y las acciones necesarias para conseguirlos basado en algún método, plan o lógica en vez de dejar todo al azar. Planeación produce planes basados en objetivos y mejores procedimientos para alcanzarlos de manera apropiada. Por tanto, planear incluye la solución de problemas y la forma de decisiones en cuanto a las alternativas para el futuro.

La planeación es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción adecuado para conseguirlos.

Organización

                La organización busca los medios y recursos necesarios que permiten llevar a cabo la planeación, y refleja la manera como la administración o empresa intenta cumplir los planes. La organización es la función administrativa relacionada con asignación de tareas, la distribución de tareas a los equipos o departamentos y  la asignación de los recursos necesarios a los equipos o los departamentos. Por consiguiente, es el proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los recursos entre los miembros de una organización, para conseguir los objetivos.

La organización es el proceso de comprometer a las personas de un trabajo en conjunto estructurado para conseguir objetivos comunes.

Dirección

                La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado. En consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motiva a las personas a alcanzar los objetivos organizacionales. Se encarga de comunicar las tareas e influenciar y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales.

La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo.

Control

                El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para la organización en el camino correcto, de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para corregir los desvíos.

Las cuatro funciones administrativas

                 Proceso administrativo

				Planeación Dirigir medios para conseguirlo
Recursos -Humanos -Financieros -Materiales -Informaticos -Tecnologicos		Control Monitorear las acitvidades y ejecutar las acorreciones				Organización Delegar responsabilidades para cumplir las tareas		Desempeño -Objetivos -Productos -Servicios -Eficiencia -Cliente
				Direccion Emplear la influencia para motivar a las personas

La administracion se convirtio en el principal desafio del mundo de los negocios y todas las organizaciones que participan en aquel. El administrador es el elemento fundamental para la supervivencia y el éxito de las organizaciones, cualquiera que sea el nivel administrativo que ocupe. El administrador utiliza el proceso administrativo para planear, organizar, dirigir y controlar la accion organizacional, lograr los resultados (eficacia) y utilizar de la mejor manera los recursos disponibles (eficiencia). Por tanto, las habilidades del administrador se pueden perfeccionar para desempeñar todos los papeles de la organización.